Kratko tehnično navodilo za ureditev, opremo in popis odbranega arhivskega gradiva pred prevzemom

V skladu z Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UL RS 86/2006, stran 9261) so imetniki arhivskega gradiva odbrano gradivo pristojnemu arhivu dolžni predati urejeno, popisano in tehnično opremljeno v skladu z izdanimi strokovnimi navodili ter pri tem kriti vse potrebne stroške (členi 60 – 69). To navodilo natančneje opredeljuje, kako mora biti gradivo tehnično urejeno in opremljeno za predajo pristojnemu arhivu.

Tehnična ureditev in oprema gradiva

Tehnična ureditev zajema čiščenje, odstranjevanje neprimernih materialov, zlaganje in ovijanje v primerne ovitke.

1. Pri čiščenju moramo odstraniti umazanijo in prah (otresti liste, v hujših primerih previdno obrisat s suho krpo in morebitne poškodbe opisat v opombah med popisovanjem).
2. Iz gradiva je načeloma treba odstraniti vse kovinske dele (sponke ipd.)[1], še zlasti, če so že zarjaveli. Prav tako je treba odstraniti tudi plastiko, lepilne trakove[2] itd. Poškodovanih listov ne smemo sami lepiti, saj večina dosegljivih lepil ni primernih za dolgoročno hrambo dokumentov!
3. Spise in druge vrste papirnatih dokumentov zlagamo v ovitke iz papirja v skladu s prvotno ureditvijo gradiva. Vsi ovitki morajo v spodnjem desnem kotu dobiti oznako, sestavljeno iz številke fonda oziroma podfonda, zaporedne številke arhivske škatle in zaporedne številke ovitka v njej. Oznako zapišemo na sledeči način:  686.3//43.7 - kjer je „686.3" številka fonda oz. podfonda, „43" zaporedna številka škatle v tem fondu in „7" zaporedna številka ovitka v tej škatli.
4. Ovitke z dokumenti zlagamo v standardne arhivske škatle, ki z vezicami omogočajo fiksiranje gradiva znotraj škatel. Vsaka arhivska škatla mora biti opremljena z nalepko, na kateri je zapisano ime pristojnega arhiva, oznaka in naziv fonda, število in vsebina arhivskih enot v škatli in zaporedna številka škatle v fondu oziroma podfondu.

Slika 1: Nalepke za arhivske škatle

Popisovanje arhivskega gradiva

Popisovanje arhivskega gradiva mora ustrezati zahtevam mednarodnega standarda ISAD(G) in zahtevam za standardizacijo vnosov v podatkovno bazo pristojnega arhiva. V ta namen je Pokrajinski arhiv Koper pripravil spletno aplikacijo ARIS (arhivski regionalni informacijski sistem) za popisovanje arhivskega gradiva, ki nastaja pri vas oziroma ste ga podedovali od vaših pravnih predhodnikov. S tem smo močno olajšali in poenostavili pripravo gradiva za prevzem, saj ARIS omogoča:

• enostavno popisovanje v skladu z uveljavljenimi strokovnimi standardi;
• hkratno delo več popisovalcev v kolikor organizacija popisa to omogoča;
• enostaven nadzor nad pravilnostjo vnosov;
• avtomatični izpis nalepk za tehnično opremo škatel;
• avtomatični izpis poročila o opravljenem popisu;
• trajen neposredni vpogled v vaše gradivo (v kolikor se odločite za mesečni najem).

Zaradi spletnega dela ste vi kot izvajalec popisa razbremenjeni vseh skrbi glede varnosti ali instalacije ustrezne licenčne opreme.

V kolikor ne želite uporabljati naše aplikacije, potem morate zaradi prenosa v našo podatkovno bazo popis narediti v Excelovi tabeli in sicer z naslednjimi polji:

1. TE ( Zaporedna številka tehnične enote v fondu - najpogosteje arhivska škatla, lahko tudi samostoječa knjiga ipd. To številčenje poteka zaporedno od začetka do konca fonda oziroma podfonda. Vsaki številki TE pripada ena ali več podrejenih TE.)
2. Vrsta TE (Šifra za vrsto tehnične enote. Vrsto tehnične enote se vpiše iz seznama za vrste TE v skladu s strokovnimi navodili.)
3. pTE (Zaporedna številka podrejene tehnične enote – najpogosteje ovitka z dokumenti v arhivski škatli. To številčenje poteka zaporedno samo znotraj ene TE ozirom arhivske škatle.)
4. Vrsta pTE (Šifra za vrsto podrejene tehnične enote. Vrsto podrejene tehnične enote se vpiše iz seznama za vrste TE v skladu s strokovnimi navodili.)
5. PE (Zaporedna številka popisne enote – vsebinske enote popisa. To številčenje poteka zaporedno in neprekinjeno od začetka do konca popisa fonda oziroma podfonda. Popisne enote dobijo vedno naslednjo zaporedno številko ne glede na to, v kateri škatli se nahajajo!)
6. Vrsta PE (Šifra za vrsto popisne enote. Vrsto popisne enote se vpiše iz seznama za vrste PE v skladu s strokovnimi navodili.)
7. Klasifikacija  (Klasifikacijska oznaka spisa, če je bila v rabi klasifikacija zadev.)
8. Del. št. od (Številka spisa oziroma začetna delovodna številka spisa v popisani skupini spisov.)
9. Del. št. do (Številka spisa oziroma končna delovodna številka spisa, v popisani skupini spisov.)
10. Leto od (leto nastanka gradiva oziroma začetno leto v popisani skupini)
11. Leto do (leto nastanka gradiva oziroma zadnje leto v popisani skupini)
12. Čas od (začetni datum gradiva)
13. Čas do (končni datum gradiva)
14. Naslov (naslov popisne enote)
15. Vsebina (vsebina popisne enote)
16. Opombe (opombe o stanju popisane enote)
17. Dostopnost (Pravne omejitve glede uporabe popisne enote. Tukaj izvajalec popisa vnese rok znotraj katerega je gradivo zakonsko nedostopno.)
18. *Vrsta FE (Šifra za vrsto fizične enote popisa – na primer: barvna fotografija, mikrofilm ipd. Vrsto fizične enote se vpiše iz seznama za vrste FE v skladu s strokovnimi navodili.)
19. *Št. kosov (število fizičnih enot popisa znotraj popisne enote – na primer število fotografij)

Izvajalec popisa dobi pred popisom aktualne šifrante za vrste tehničnih in popisnih enot in podrobnejša pojasnila v sklopu uvajanja popisa.

Polji pod št. 18 in 19 sta zahtevani, če so v gradivu prisotne posebne oblike arhivskega gradiva o katerih mora pristojni arhiv voditi evidenco.

Po zaključenem popisovanju in tehnični opremi gradiva se morajo podatki iz popisne tabele ujemati z zapisom na nalepkah za škatle in z zapisom na ovitkih znotraj škatel!