Dostop do aplikacije ARIS

.

Kontakti Kontakti

Pokrajinski arhiv Koper

Kapodistriasov trg 1
6000 Koper

tel: +386-5-6271824
   
fax:  +386-5-6272441

 

tajnistvo@arhiv-koper.si

Odgovorne osebe:

Za register fondov in delovanje aplikacije ter za področje gospodarstva: Vladimir Drobnjak

Za področje uprave: dr. Teja Krašovec Ibrahimi

Za področje pravosodja: dr. Deborah Rogoznica

Za področje kulture in šolstva: Mirjana Kontestabile Rovis

Za področje DPO: mag. Nada Čibej

Za področje sociale in zdravstva: Matej Muženič

Podpora uporabnikom Podpora uporabnikom

 Tehnično navodilo za ureditev, opremo in popis odbranega arhivskega gradiva pred prevzemom

 

V skladu z Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UL RS 86/2006, stran 9261) so imetniki arhivskega gradiva odbrano gradivo pristojnemu arhivu dolžni predati urejeno, popisano in tehnično opremljeno v skladu z izdanimi strokovnimi navodili ter pri tem kriti vse potrebne stroške (členi 60 – 69). To navodilo natančneje opredeljuje, kako mora biti gradivo tehnično urejeno in opremljeno za predajo pristojnemu arhivu.

 

Tehnična ureditev in oprema gradiva

Tehnična ureditev zajema čiščenje, odstranjevanje neprimernih materialov, zlaganje in ovijanje v primerne ovitke.

  1. Pri čiščenju moramo odstraniti umazanijo in prah (otresti liste, v hujših primerih previdno obrisat s suho krpo in morebitne poškodbe opisat v opombah med popisovanjem).

  2. Iz gradiva je načeloma treba odstraniti vse kovinske dele (sponke ipd.)1, še zlasti, če so že zarjaveli. Prav tako je treba odstraniti tudi plastiko, lepilne trakove2 itd. Poškodovanih listov ne smemo sami lepiti, saj večina dosegljivih lepil ni primernih za dolgoročno hrambo dokumentov!

  3. Spise in druge vrste papirnatih dokumentov zlagamo v ovitke iz papirja v skladu s prvotno ureditvijo gradiva. Vsi ovitki morajo v spodnjem desnem kotu dobiti oznako, sestavljeno iz oznake arhiva, številke fonda oziroma podfonda, zaporedne številke arhivske škatle in zaporedne številke ovitka v njej. Oznako zapišemo na sledeči način:

SI PAK 686.3//43.7

kjer je „686.3" številka fonda oz. podfonda, „43" zaporedna številka škatle v tem fondu in „7" zaporedna številka ovitka v tej škatli.

  1. Ovitke z dokumenti zlagamo v standardne arhivske škatle, ki z vezicami omogočajo fiksiranje gradiva znotraj škatel. Vsaka arhivska škatla mora biti opremljena z nalepko, na kateri je zapisano ime pristojnega arhiva, oznaka in naziv fonda, število in vsebina arhivskih enot v škatli in zaporedna številka škatle v fondu oziroma podfondu.


 

Slika 1: Nalepke za arhivske škatle


 

Popisovanje arhivskega gradiva

Popisovanje arhivskega gradiva mora ustrezati zahtevam mednarodnega standarda ISAD(G) in zahtevam za standardizacijo vnosov v podatkovno bazo pristojnega arhiva. V ta namen je Pokrajinski arhiv Koper pripravil spletno aplikacijo ARIS (arhivski regionalni informacijski sistem) za popisovanje arhivskega gradiva, ki nastaja pri vas oziroma ste ga podedovali od vaših pravnih predhodnikov. S tem smo močno olajšali in poenostavili pripravo gradiva za prevzem, saj ARIS omogoča:

  • enostavno popisovanje v skladu z uveljavljenimi strokovnimi standardi;

  • hkratno delo več popisovalcev v kolikor organizacija popisa to omogoča;

  • enostaven nadzor nad pravilnostjo vnosov;

  • avtomatični izpis nalepk za tehnično opremo škatel;

  • avtomatični izpis poročila o opravljenem popisu;

  • trajen neposredni vpogled v vaše gradivo (v kolikor se odločite za mesečni najem).

 

Zaradi spletnega dela ste vi kot izvajalec popisa razbremenjeni vseh skrbi glede varnosti ali instalacije ustrezne licenčne opreme.

Registracija novega uporabnika in prijava v sistem

Registracijo novega uporabnika izvrši administrator ARIS-a potem, ko ste izpolnili in poslali naročilnico za uporabo. Naročilnico dobite na naši spletni strani: http://www.arhiv-koper.si/documents/10662/30417/narocilnica_ARIS_6_11_2014.pdf?version=1.0. Za registracijo uporabnika rabimo sledeče podatke: ime in priimek uporabnika, elektronski naslov, ime delovne organizacije. V sistem se prijavimo z vpisom elektronskega naslova in gesla. Vendar preden lahko začnete z delom, mora pristojni arhivist vašemu popisovalcu še dodeliti fond v obdelavo.

Popisovanje gradiva

Po uspešni prijavi se znajdemo na prvi delovni strani aplikacije, kjer imamo na levi strani okno, ki je rezervirano za zaposlene v PAK, na desni strani pa okno namenjeno popisovnaju in drugim delom na gradivu. V vnosno okence na desni strani vnesemo nekaj črk iz naslova dodeljenega fonda in potem iz ponujenega seznama izberemo željeni fond oz. podfond za popisovanje.

 


 

Slika 2: Izbor fonda za popisovanje

 

 


 

Slika 3: Fond je izbran


 

Potem, ko smo fond izbrali, se prikažejo njegovi osnovni podatki, ime in priimek skrbnika fonda (t.j. za ta fond pristojnega arhivista), ime in priimek popisovalca ter seznam klasifikacijskih načrtov povezanih s tem fondom. Pripadajoče klasifikacijske načrte s fondom poveže skrbnik fonda pred začetkom popisovanja.


 

Za začetek popisovanja kliknemo na gumb „TEHNIČNE ENOTE", ki nam odpre obrazec za popisovanje po tehničnih enotah. Tehnične enote (v nadaljevanju TE) so enote s katerimi manipuliramo v skladiščih: lahko so to škatle (vrhnje TE), v katerih hranimo arhivsko gradivo, ovitki z gradivom znotraj škatel (podrejene TE), knjige, ki samostojno ležijo v skladišču...

  1. Najprej ustvarimo novo vrhnjo TE (najpogosteje je to nova arhivska škatla, lahko pa je tudi samostojno ležeča velika knjiga, zaboj....), iz spustnega seznama izberemo vrsto TE in kliknemo gumb shrani. Aplikacija nam omogoča, da številko prve TE določimo sami, v nadaljevanju popisa pa jo določa avtomatsko.

  2. Znotraj vrhnjih TE se nahajajo podrejene TE (ovoji za spise, knjige...). Tu se začne pravo popisovanje, kajti na te ovoje se vežejo popisne enote (v nadaljevanju PE), ki so vsebinske narave. V spodnjem levem kotu obrazca se nahaja gumb za odpiranje podrejenih TE. V kolikor je popisovano gradivo vezano na kak klasifikacijski načrt, imamo na tej točki možnost izbora ustreznega klasifikacijskega načrta.

Slika 4: Izbor klasifikacijskega načrta


 

  1. S klikom na gomb „VNOS podTE" se odpre obrazec za vnos podrejene TE in na njo vezane popisne (vsebinske) enote (PE).

Slika 5: Obrazec za vnos podrejene TE in PE


 

  1. Polja za popisovanje:

pod. TE – zaporedna številka podrejene TE znotraj vrhnje TE (št. ovitka znotraj škatle), ki jo aplikacija sama dodeljuje.

VRSTA TE – iz spustnega seznama izberemo vrsto podrejene TE (ovitek za spise, knjiga,...)

Nivo PE – iz spustnega seznama izberemo nivo popisa (serija, združeni dokument, dokument, fragment). Serijo izberemo kadar imamo recimo serijo spisov v ovitku od št. 101 do št. 150; združeni dokument izberemo, kadar imamo zadevo sestavljeno iz več vsebinsko povezanih dokumentov, kot so na primer sodni spisi; dokument izberemo, kadar imamo zadevo sestavljeno iz enega samega dokumenta ali pa kadar popisujemo drugo gradivo, ki tvori nedeljivo vsebinsko enoto, kot na primer delovodnik, imenik...; fragment izberemo, ko popisujemo del nekdanjega dokumenta (knjige, filma...), ki se ni v celoti ohranil.

PE – zaporedna številka popisne enote, ki jo aplikacija sama dodeljuje.

VRSTA PE – zaenkrat ni obvezen podatek

NASLOV – sem vpišemo kratek naslov popisne enote.

VSEBINA – to polje je namenjeno vsebinskim opombam o PE in lahko vsebuje daljše opise. Pomembno je predvsem za natančnejši opis vsebine v serijah spisov, še zlasti če nekateri spisi iz serije manjkajo!

KLASIFIKACIJA – iz spustnega seznama izberemo pripadajoči klasifikacijski znak.

LETO OD-DO – dve polji v kateri zapišemo začetno in končno leto gradiva. V primeru da je celotno gradivo PE iz istega leta, v obe polji vpišemo isto letnico!

DEL. ŠT. OD-DO – dve polji v kateri zapišemo začetno in končno delovodno številko v seriji spisov. Če je PE sestavljena iz enega samega spisa, potem vpišemo isto delovodno številko v obe polji!

DATUM GRADIVA OD-DO – dve datumski polji za natančno določitev začetnega in končnega datuma gradiva PE. Vnos ni obvezen, uporabimo ga zgolj v primerih, ko je natančna določitev datumov nujna in možna (na primer, ko so nek delovodnik na novo odprli sredi leta).

OPOMBE – opisno polje namenjeno nevsebinskim opombam o stanju in ohranjenosti gradiva.

DOSTOPNOST – opisno polje, namenjeno vnosu pravnih omejitev glede dostopnosti gradiva.

  1. Po opravljenem vnosu le-tega shranimo s klikom na gumb „SHRANI PE".

Za vnos naslednje PE ponovimo postopek opisan v točkah 3, 4 in 5 dokler ni arhivska škatla oz. vrhnja TE zapolnjena, potem pa pripravimo novo arhivsko škatlo in ponovimo celoten postopek opisan v točkah od 1 do 5.

V primeru napak lahko popravimo katerokoli shranjeno PE tako, da kliknemo na gumb „SPREMENI PE" na desnem robu vsakega zapisa. Brišemo lahko samo zadnjo vneseno enoto, vendar se je v vsakem primeru brisanju dobro izogniti, če se le da. V primeru potrebe po brisanju se mora popisovalec nujno posvetovati s pristojnim arhivistom!


 

Izpisi

ARIS ponuja avtomatske izpise nalepk za arhivske škatle in izpis seznama popisanega gradiva. Do izpisov pridemo tako, da odpremo začetno delovno stran, kjer imamo na desni strani tudi gumb „IZPISI". S klkom na ta gumb se nam odpre nova stran z možnostjo izbire med izpisom nalepk in izpisom poročila (seznama popisanih enot). Aplikacija izpise ustvari v obliki datotek PDF, ki nam lahko služijo tudi kot nekakšna tekstovna „baza podatkov".


 

Možnost alternativnega popisa

V kolikor ne želite uporabljati naše aplikacije, potem morate zaradi prenosa v našo podatkovno bazo popis narediti v Excelovi tabeli in sicer z naslednjimi polji:

  1. TE ( Zaporedna številka tehnične enote v fondu - najpogosteje arhivska škatla, lahko tudi samostoječa knjiga ipd. To številčenje poteka zaporedno od začetka do konca fonda oziroma podfonda. Vsaki številki TE pripada ena ali več podrejenih TE.)

  2. Vrsta TE (Šifra za vrsto tehnične enote. Vrsto tehnične enote se vpiše iz seznama za vrste TE v skladu s strokovnimi navodili.)

  3. pTE (Zaporedna številka podrejene tehnične enote – najpogosteje ovitka z dokumenti v arhivski škatli. To številčenje poteka zaporedno samo znotraj ene TE ozirom arhivske škatle.)

  4. Vrsta pTE (Šifra za vrsto podrejene tehnične enote. Vrsto podrejene tehnične enote se vpiše iz seznama za vrste TE v skladu s strokovnimi navodili.)

  5. PE (Zaporedna številka popisne enote – vsebinske enote popisa. To številčenje poteka zaporedno in neprekinjeno od začetka do konca popisa fonda oziroma podfonda. Popisne enote dobijo vedno naslednjo zaporedno številko ne glede na to, v kateri škatli se nahajajo!)

  6. Vrsta PE (Šifra za vrsto popisne enote. Vrsto popisne enote se vpiše iz seznama za vrste PE v skladu s strokovnimi navodili.)

  7. Klasifikacija (Klasifikacijska oznaka spisa, če je bila v rabi klasifikacija zadev.)

  8. Del. št. od (Številka spisa oziroma začetna delovodna številka spisa v popisani skupini spisov.)

  9. Del. št. do (Številka spisa oziroma končna delovodna številka spisa, v popisani skupini spisov.)

  10. Leto od (leto nastanka gradiva oziroma začetno leto v popisani skupini)

  11. Leto do (leto nastanka gradiva oziroma zadnje leto v popisani skupini)

  12. Čas od (začetni datum gradiva)

  13. Čas do (končni datum gradiva)

  14. Naslov (naslov popisne enote)

  15. Vsebina (vsebina popisne enote)

  16. Opombe (opombe o stanju popisane enote)

  17. Dostopnost (Pravne omejitve glede uporabe popisne enote. Tukaj izvajalec popisa vnese rok znotraj katerega je gradivo zakonsko nedostopno.)

  18. *Vrsta FE (Šifra za vrsto fizične enote popisa – na primer: barvna fotografija, mikrofilm ipd. Vrsto fizične enote se vpiše iz seznama za vrste FE v skladu s strokovnimi navodili.)

  19. *Št. kosov (število fizičnih enot popisa znotraj popisne enote – na primer število fotografij)


 

Izvajalec popisa dobi pred popisom aktualne šifrante za vrste tehničnih in popisnih enot in podrobnejša pojasnila v sklopu uvajanja popisa.

Polji pod št. 18 in 19 sta zahtevani, če so v gradivu prisotne posebne oblike arhivskega gradiva o katerih mora pristojni arhiv voditi evidenco.


 

Po zaključenem popisovanju in tehnični opremi gradiva se morajo podatki iz popisne tabele ujemati z zapisom na nalepkah za škatle in z zapisom na ovitkih znotraj škatel!

Priporočilo glede nalepk za škatle:

Priporočamo nalepke bele, velikosti 192 x 61.

 

Opombe:

1V kolikšni meri se izvede odstranjevanje kovinskih in drugih spon odloči pristojni arhivist glede na stanje gradiva in njegov pomen.

2V primeru, da bi lepilni trak z odstranitvijo poškodoval gradivo ali zapis, se ga ne odstrani! V opombi se zapiše, da je na dokumentu lepilni trak.