Arhivski regionalni informacijski sistem

ARIS je kratica za „Arhivski regionalni informacijski sistem" in temu primerna je tudi zasnova njegove uporabe:

slika 1: Shematski prikaz področja delovanja

 

Zato je pomembno da:

1. temelji na spletni tehnologiji, ki edina lahko omogoči relativno enostaven, varen in cenovno ugoden dostop za vse uporabnike ne glede na njihovo lokacijo;

2. je izbrana tehnologija odprtokodna, saj tako nimamo licenčnih obveznosti in imamo popoln nadzor nad razvojem;

3. uporabljamo uveljavljena razvojna okolja, saj imamo tako zagotovljeno dolgoročno podporo širokega kroga razvijalcev (v svetovnem merilu);

4. da je zagotovljena varnost podatkov.

Decembra 2007 smo izbrali ponudbo podjetja Mediasoft d.d. iz Kopra, trenutno uporabljena tehnologija pa je: odprtokodni spletni portal Liferay, odprtokodni javanski spletni strežnik Tomcat 5.5 in odprtokodni podatkovni strežnik MySQL 5.1 na fizičnem strežniku Dell PowerEdge 2900 (4 GB RAM, 2 x 500 GB HD RAID 1) z operacijskim sistemom Linux Ubuntu 10.04 za spletni strežnik in Dell T610 (4 GB RAM, 2 x 500 GB HD RAID 1) z operacijskim sistemom Linux Ubuntu 10.04 za podatkovni strežnik. Za zagotavljanje varnosti smo poskrbeli z avtomatskim tračnim backup sistemom Dell PowerVault 124T LTO3.

Od oktobra 2011 je strežniški sistem virtualiziran.

 

Kaj omogoča ARIS_2.0

 

ARIS v svoji drugi produkcijski različici omogoča:

1. Spletne informacije o delovanju arhiva, pregled informacij javnega značaja ipd.

2. Varno prijavo registriranih uporabnikov in registracijo novih.

3. Hierarhično dodeljevanje vlog uporabnikom (na primer: skrbnik registra arhivistu dodeli vlogo skrbnika nekega fonda, skrbnik fonda pa lahko določi popisovalce fonda oziroma podfonda).

4. Vodenje registra fondov.

5. Vodenje evidence oseb in določanje njihovih vlog v delu z gradivom (ustvarjalec, izročitelj, dokumentirana oseba …).

6. Povezave med osebami (prednik – naslednik).

7. Evidenco specifičnih skupin oseb (npr. pravne osebe s skupno zgodovino).

8. Povezave med fondi in osebami glede na njihove vloge v delu z gradivom (zaenkrat na nivoju fonda oziroma podfonda).

9. Vodenje arhivskih in provenienčnih klasifikacijskih načrtov.

10. Povezovanje klasifikacijski načrtov s popisanim gradivom tako na nivoju fonda oziroma podfonda, kot tudi na nivoju spisa oziroma dokumenta.

11. Osnovno popisovanje gradiva (ni primerno za popisovanje starih listin, fotografij ipd.) in iskanje popisnih enot.

12. Avtomatsko dodeljevanje zaporednih številk tehničnim in popisnim enotam.

13. Avtomatsko povezovanje med fondi oz. podfondi ter popisnimi in tehničnimi enotami.

14. Možnost organizacije popisa po podfondih (več popisovalcev lahko dela hkrati – vsak na svojem podfondu).

15. Možnost urejanja strukture fondov v drevesnem pogledu z dokumentiranjem sprememb.

16. Vodenje zgodovine sprememb na signaturah.

17. Možnost sprotnega nadzora kvalitete dela popisovalcev.

18. Izdelava avtomatskih izpisov v pdf formatu (zaenkrat nalepke za arhivske škatle, ovitke za popisne enote in seznam popisanega gradiva).

19. Zmogljiv iskalnik po bazi podatkov.

 

Kako se lotimo dela?

Potem, ko je ustvarjalec oziroma imetnik arhivskega gradiva z izpolnjeno naročilnico zaprosil za dostop in registracijo enega ali več popisovalcev, le-tem dodelimo uporabniška imena in gesla za vstop v sistem ter osebno vlogo popisovalca konkretnega fonda oziroma podfonda. Samo delo se začne, ko skupna komisija sprejme strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva in je struktura gradiva vsaj v grobem znana ter način popisa dorečen. Sama navodila se po potrebi dopolnjujejo tekom urejanja gradiva in so včasih zadnje spremembe navodil še tik pred zaključkom popisovanja. Skrbnik fonda ima ves čas popisa možnost neposrednega vpogleda v delo popisovalcev, kar močno olajša odpravo napak in nesporazumov. Klasifikacijske načrte je treba vnesti pred začetkom popisovanja, da lahko popisovalec sproti vnaša povezave med arhivskimi enotami in zanje veljavnimi klasifikacijskimi znaki. Zelo pomemben element popisa je z vidika pravne varnosti omejitev javne dostopnosti gradiva, katero mora v skladu z zakonom določiti ustvarjalec pred predajo gradiva pristojnemu arhivu. Prav tako je zelo pomembno vnesti manjkajoče gradivo, če je le možno to ugotoviti.

Po zaključku popisa oziroma po zaključku popisa neke serije natisnemo samolepilne nalepke za arhivske škatle. Izpis nalepk je v formatu pdf in ga lahko uporabimo kot pregled po arhivskih škatlah. Po zaključku popisa izpišemo tudi popis celotnega fonda oziroma podfonda, ki je ravno tako v formatu pdf. Ta izpis je sestavni del prevzemnega zapisnika.